GED – Gestão Eletrônica de Documentos

Cada vez mais se faz necessária a agilidade no acesso a documentos e informações. As empresas dispendem atualmente GRANDE ENERGIA na conservação, manutenção e acesso aos documentos armazenados fisicamente.

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) proporciona a facilidade em: gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.

Os sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente tornando esta ferramenta indispensável para sua empresa.

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletrônicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa, lidando com qualquer tipo de documentação, controle de documentos, versão, validade e conteúdo.

Sistemas GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) proporcionam ao usuário encontrar qualquer informação em segundos, dentro das normas de permissão.

Benefícios

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é muito mais do que apenas digitalizar e arquivar seus documentos. Com esta solução, criamos fluxos de trabalho personalizados que facilitam sua rotina, poupando tempo com a busca de arquivos físicos e agilizando os processos gerais dos departamentos.

Alguns benefícios de uma solução de GED – Gestão Eletrônica de Documentos:

  • O GED reduz a necessidade de arquivos em folhas de papel onde as buscas pelos documentos são extremamente trabalhosas desperdiçando muito tempo dos colaboradores e consequentemente reduz custos;
  • Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura;
  • Um sistema GED pode ser incorporado/integrado na intranet da empresa, caso ela já possua uma, o que permite o acesso facilitado aos documentos digitalizados pelas áreas da empresa;
  • O GED preserva do maior patrimônio da sua Empresa, os documentos. Facilitando a organização em forma eletrônica da documentação, entregando a informação na hora exata, para a pessoa correta;
  • O GED lida com qualquer tipo de documentação tais como: prontuário, dossiê, extrato, nota fiscal e entre outros (veja a lista completa);
  • Um sistema GED pode ser utilizado por empresas de pequeno, médio e grande porte e entre elas: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias;
  • Possui amparo legal e legislação;
  • Não necessita uma infraestrutura robusta para instalação da solução e armazenamento podendo ainda ser utilizada a computação em nuvem;

O que torna necessário a implementação de um sistema GED

  • Grande volume de Documentos para digitalizar.
  • Necessidade constante de acesso a estes documentos.
  • Facilidade de localização.
  • Ter capacidade de COMPARTILHAR os documentos em vários locais.
  • Organizar arquivos para Auditar todas as informações alimentadas nos ERP’s.
  • Armazenar documentos em papel ou eletrônicos de forma organizada.

Nosso formato

Muitas empresas estão erroneamente armazenando suas informações em repositórios oferecidos sem a devida certificação e garantias necessárias, ou ainda, não estão orientadas com relação a importância na conformidade destes arquivos.

Em breve teremos no Brasil a certificação eletrônica dos documentos, nos mesmos moldes já validos nos Estados Unidos e Europa. Para que o documento eletrônico tenha validade jurídica é fundamental a definição do repositório e do ambiente seguro, dentro de normas e padrões internacionais.

A Inprint se propõe a oferecer soluções em GED – Gestão Eletrônica de Documentos com repositórios que já tem esta certificação no exterior, e ainda integrar o mesmo com os ERP´s das empresas, de forma a poder garantir a confiabilidade da captura de documentos, tudo isto com um custo extremamente competitivo e já focado na certificação eletrônica.

Com softwares de integração próprios, oferecemos agilidade e interatividade entre o repositório de documentos e os processos da empresa.

Agilidade e Economia

Duas palavras que descrevem bem as vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Dados, uma tecnologia que prove ferramentas para Gerenciar, Controlar, Armazenar, Compartilhar e Recuperar Documentos.

A Print Service Cartuchos oferece um sistema de trabalho diferenciado, onde toda a infra-estrutura é disponibilizada (Servidores, Licenças, Scanners ou Multifuncionais), desobrigando o cliente de investir altos valores para ter acesso a esta tecnologia. Levando até a empresa, uma realidade semelhante à encontrada nos melhores sites de pesquisa, como o GOOGLE, pois com uma palavra e um clique é possível ter acesso a inúmeros documentos, permitindo aos usuários acessar de forma ágil e segura, normalmente via WEB, por meio de uma Intranet ou Internet.

Disponível a qualquer tipo de empresa, seja pequena, média ou grande, permite o perfeito gerenciamento e controle sobre todos seus documentos. Capaz de ser integrado com a maioria dos sistemas de ERP, permite a captura de documentos no meio da rotina administrativa, possibilitando criar validações a auditorias sobre todo tipo de processo.

Possibilidades infinitas com a utilização de WORKFLOW para automatização de processos e a imediata guarda dos documentos de cada processo. Aplicado nos mais diversos departamentos como:

  • RH – Armazenando todos os documentos dos funcionários, integrado com ERP.
  • FINANCEIRO – Armazenando e organizando todos os documentos e comprovantes financeiros.
  • MATERIAIS – No recebimento, e todo fluxo de tramitação dos documentos internamente.
  • QUALIDADE – Na abertura e controle de não conformidades, manuais de qualidade.
  • JURIDICO – Na administração de contratos, validade, versões, etc.
  • CONTÁBIL – No armazenamento e gerenciamento de todos documentos fiscais e contábeis da empresa.
  • SAÚDE – No armazenamento de prontuários, exames e informações